Home  »  Marketing per serramentisti ed artigiani   »   Gestione azienda serramenti | Come rispondere alle chiamate dei Clienti
Come rispondere alle chiamate dei clienti online gestione azienda serramenti vendere finestre

Gestione azienda serramenti | Come rispondere alle chiamate dei Clienti

La gestione delle chiamate, e in generale del contatto con il Cliente, è un elemento molto delicato, spesso destabilizzante.

Che si tratti di una classica chiamata al telefono o di un contatto che arriva online (e perché no anche su Whatsapp), servono delle procedure di gestione chiare, che ti permettano di dare risposte efficaci, rispettando i tuoi tempi, e senza trascurare nessuno.

Approfondiamo insieme come gestire le chiamate e i contatti in modo da non ritrovarsi con il telefono che scotta e poco tempo da dedicare ai Clienti.

Gestione azienda serramenti | L’artigiano con il telefono che scotta

Partiamo con una situazione tipica in cui molti di noi si sono trovati:

Sei a casa di un tuo cliente e sai bene che quella persona avrà bisogno di un’attenzione esclusiva. Sarà compito tuo lavorare con la massima concentrazione, per fare bene e in un tempo ottimale.

Prova però ad immaginare la scena che segue >>>

  • Lavori con concentrazione per dare il meglio ma il telefono inizia a suonare in modo incessante;
  • Stacchi per un attimo e posi gli attrezzi;
  • Già dal primo squillo inizi a pensare chi potrebbe essere a chiamarti proprio in quel momento;
  • Togli il cellulare di tasca e guardi chi è;
  • E’ il signor Rossi, un tuo buon cliente;
  • Adesso devi scegliere se premere il verde, rispondendo, o il rosso, declinando la chiamata.

E’ una situazione comune, che apre due possibili scenari:

  • Rispondere alla chiamata, significa distrarti dal lavoro che stai facendo, oltre a dare una cattiva impressione a quel Cliente per cui stai lavorando;
  • Non rispondere, significa invece lasciare il signor Rossi nel limbo, perdendo un lavoro o comunque non rispondendo alle sue esigenze.

Come ogni elemento in azienda, anche le chiamate hanno bisogno di una gestione strutturata, che utilizzi al meglio gli strumenti tecnologici a nostra disposizione e le caratteristiche interne della nostra azienda, in base al numero di collaboratori, alle loro mansioni e alle possibilità che abbiamo.

Non rispondere al telefono è fuori discussione. Ma lo deve essere anche trascurare un Cliente per una chiamata in arrivo.

Gestione azienda serramenti | Come gestire le chiamate dei Clienti per rispondere in modo puntuale e efficace

Adesso ti spiegherò il metodo che utilizzo nella mia attività per rispondere sempre al Cliente, senza trascurarne altri.

Per prima cosa dobbiamo fare una piccola analisi, cercando di capire quanto impatto ha il telefono sulla nostra giornata.

Carta e penna, per 3 giorni, ci annotiamo questi 3 elementi: 

  1. Tipologia di chiamata.
    Es. Cliente/Fornitore/Collaboratore
  2. Effettiva necessità della chiamata.
    Es. dai un voto da 1 a 5. 1 è “non serviva” e 5 è il massimo dell’urgenza”
  3. Annota la durata della chiamata.
    Es. 10 minuti

Dopo aver fatto questa piccola analisi potrai avere un quadro più chiaro su questi elementi:

  1. Chi ti chiama più spesso
  2. Chi ti chiama solo per le urgenze
  3. Chi ti chiama anche per niente
  4. Il tempo utile che dedichi al telefono
  5. Il tempo poco utile che dedichi al telefono

Una volta capito quanto impatta il tuo telefono sulla produttività, potrai cambiare le regole trovando soluzioni mirate da adottare.

Gestione azienda serramenti | Quali strumenti e soluzioni puoi adottare per rispondere ai Clienti senza oberarti

Oggi come mai prima, gli strumenti a disposizione non mancano, abbiamo l’imbarazzo letteralmente l’imbarazzo della scelta. Web e tecnologia hanno reso la comunicazione più immediata; avvalerci di un collaboratore, può migliorare ulteriormente la situazione.

  • Puoi dare questa mansione a un collaboratore, che ti farà da filtro, gestendo le chiamate e dando dei tempi certi al Cliente per essere ricontattato;
  • Puoi scegliere di lavorare con un assistente da remoto che si occupa di rispondere per tuo conto al tuo numero. A fine mattinata, potresti farti inviare un report in modo da gestire le chiamate con le giuste priorità e nel rispetto dei tempi prestabiliti;
  • Anche Whatsapp può diventare un potente strumento per la gestione delle chiamate. Puoi farti lasciare un messaggio e rispondere appena ai tempo, specificando a monte entro quanto darai una risposta;
  • Attraverso il web e i chatbot, puoi gestire i contatti in modo automatico, anche in questo caso calendarizzando risposte e chiamate.

Proprio l’elemento web può aiutare l’artigiano di oggi a non trovarsi col telefono che scotta. Adesso approfondiremo questo aspetto così importante.

Gestione azienda serramenti | Come gestire le chiamate attraverso il web

Se la telefonata rimane uno dei metodi preferiti da molte persone, oggi, avere un sito web strutturato, ci permette di gestire i contatti riducendo il volume di telefonate e dando risposte efficaci e in tempi brevi.

Spiegando in modo chiaro come funziona il tuo metodo di contatto, puoi utilizzare il sito web per gestire i dubbi e le domande dei tuoi Clienti. Che si tratti di una richiesta di informazioni o di un’assistenza, puoi filtrare questi contatti in modo efficace.

Attraverso i tuoi contenuti, puoi rispondere alle domande frequenti. Il Cliente potrebbe trovare quello che cerca e contattarti direttamente da un modulo o dallo strumento che hai scelto.

Una novità che ho testato sul mio sito, è il chatbot, una specie di assistente virtuale a cui è possibile fare domande specifiche. Il chatbot può aiurtari a rispondere ai Clienti e a farli contattare dal giusto collaboratore, o direttamente da te.

Se per esempio un Cliente ha bisogno di un servizio specifico, attraverso la chat automatica potrà lasciare la sua richiesta che sarà gestita in modo puntuale.

Anche i form da compilare possono aiutarti molto, per esempio nella gestione delle assistenze.

In generale il web diventa parte di quel filtro, necessario, per rispondere a tutti senza occupare te e i tuoi collaboratori quando siete a lavoro a casa di un Cliente.

Serve tanta struttura, un chi fa cosa chiaro in azienda e procedure e sistemi creati sulla base del tuo DNA aziendale.

Risorse utili

La mia consulenza personale

Come ottenere soluzioni a taglio pratico, massimizzando quello che funziona in azienda

Perché servono più gestione, servizio e procedure e meno marketing alla portata di tutti

Come gestire i clienti in modo efficace, online e offline

Come ottenere un cliente entusiasta che rimane nel tempo

Il libro per gli artigiani che vogliono valorizzare la loro azienda